Information über die Datenschutzorganisation der
FEON GmbH
Industriestraße 4-6, 48703 Stadtlohh
Tel: 02563 / 900 519-0 Fax: 02563 / 900 519-9
info@feon-gmbh.de
Allgemeines
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns sehr wichtig. Deshalb behandelt die FEON GmbH Ihre Daten mit größtmöglichen Sorgfalt. Die folgenden Ausführungen geben Ihnen Auskunft über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten sowie über Ihre Datenschutzrechte.
Datenschutzbeauftagter
Bei Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie oder generell bei Fragen rund um das Thema Datenschutz kann sich der Betroffene jederzeit an den Datenschutzbeauftragten der FEON GmbH wenden: FEON GmbH, Indstriestraße 4-6, 48703 Stadtlohn, Tel: 02563-900519-0, E-Mail: datenschutz@feon-gmbh.de. Dieser nimmt die ihm aus dieser Richtlinie zugewiesenen Aufgaben bei weisungsfreier Anwendung seiner Fachkunde wahr. Für Meldungen, Auskünfte etc. gegenüber den Datenschutzaufsichtsbehörden ist der DSB zuständig.
Die Unternehmensabteilungen stellen die hierfür erforderlichen Informationen, Unterlagen etc. zur Verfügung. Gleiches gilt für Anfragen, Beschwerden oder Auskunftsersuchen.
Jeder Mitarbeiter unseres Unternehmens kann sich unmittelbar mit Hinweisen, Anregungen oder Beschwerden an den DSB wenden, auf Wunsch wird absolute Vertraulichkeit gewahrt.
Sie haben Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde, in deren Bundesland das Unternehmen seinen Sitz hat. Für unser Unternehmen ist dies:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf
Tel. 0211 38424-0 (tel:+49211384240)
Fax 0211 38424-10
www.ldi.nrw.de (http://www.ldi.nrw.de/)
Datenübermittlung findet an Versicherer, Banken, Kapitalanlagegesellschaften und Dienstleister statt, um die von Ihnen gewünschten Produkte (Kapitalanlagen, Versicherungen) einzudecken. Des weiteren an öffentliche Stellen und Institutionen, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Eine genaue Übersicht über die vorgestellten Geschäftspartner händigen wir Ihnen auf Wunsch gerne aus.
Ihre Daten werden nur in dem Maße weitergegeben, wie es nach dem jeweiligen Zweck der Verarbeitung erforderlich ist.
Diese Richtlinie regelt die datenschutzkonforme Informationsverarbeitung und die entsprechenden Verantwortlichkeiten bei der FEON GmbH auf Basis der gesetzlichen Regelungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSGneu). Alle Mitarbeiter sind zur Einhaltung dieser Richtlinie verpflichtet.
Sie richtet sich insbesondere an:
Mitarbeiter, Kunden und Interessenten, Versicherer, Banken, Kapitalanlagegesellschaften und Dienstleister.
Hierbei gelten folgende Grundsätze:
Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer natürlichen Person (Betroffener). Beispiele: Name, Vorname, Geburtstag, Adressdaten, Vertragsdaten, E-Mail-Inhalte. Besondere personenbezogene Daten sind Angaben über rassische, ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben, sowie wirtschaftliche Verhältnisse. Verantwortliche Stelle ist jede Person oder Stelle, die personenbezogene Daten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt oder dies durch andere im Auftrag vornehmen lässt.
Das Erheben, Verarbeiten und Speichern personenbezogener Daten in unserem Unternehmen geschieht auf Basis des von uns verwendeten Maklerauftrages oder des Auftrags zur Finanzanlagenberatung und oder -vermittlung und den mitgeltenden Dokumenten (wie z.B. Maklervollmacht, Einwilligung zur Datenverarbeitung, die separat unterzeichnet werden). Ohne eine konkrete Beauftragung und eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung durch unsere Kunden werden wir nicht tätig (bei Kindern und Jugendlichen wird die Einwilligung durch die Erziehungsberechtigten erteilt). Wir dokumentieren unsere Tätigkeit umfänglich über unser Kundenverwaltungsprogramm und halten konkrete Verfahrensanweisungen für die Ausführung unserer Aufträge vor.
Profiling (Scoring) findet bei uns nicht statt. Die Daten werden ausschließlich zu den vereinbarten Zwecken verarbeitet.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung nach Art. 22 DSGVO findet bei der FEON GmbH grundsätzlich nicht statt. Für den Fall, dass ein solches Verfahren eingesetzt werden sollte, erfolgt hier eine gesonderte Information.
Die Daten unserer Kunden werden nach Kündigung der Zusammenarbeit nach den gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der Bestimmungen zu gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Die Fristen können zur Verteidigung von möglichen Rechtsansprüchen entsprechend verlängert werden. An Stelle der Löschung tritt dann die Einschränkung der Verarbeitung.
Alle Mitarbeiter werden bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit zur Verschwiegenheit und der Einhaltung der Arbeitsanweisungen sowie dieser Richtlinie verpflichtet. Die Verpflichtung wird jährlich erneuert und besteht auch nach der Beendigung ihrer Tätigkeit fort.
Mittels interner Verfahrensübersichten (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten) schaffen wir Transparenz innerhalb des Unternehmens und überprüfen, ob unsere Verfahren besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen aufweisen und damit einer Vorabkontrolle/ Datenschutz-Folgeabschätzung unterliegen. Es besteht die Verpflichtung, diese Übersichten vorzuhalten für eine Einsichtnahme durch die Behörden.
Sämtliche für unsere Arbeitsabläufe notwendige Hardware (Rechner, Bildschirme, Tastatur, Maus und Peripheriegeräte wie Scanner oder Drucker) wird nach internen Richtlinien gesteuert. Die Rechner werden für die Mitarbeiter bereits konfiguriert und mit den entsprechenden Programmen, die wir im Standard nutzen, ausgestattet. Weitere Software darf nur in Absprache mit der Geschäftsführung installiert werden.
Um die Zugriffe zu unseren Systemen sicher zu gestalten, ist eine individuelle Authentifizierung notwendig. Für diese wurden interne Regelungen getroffen, an die sich alle Beteiligten halten müssen.
Wir ergreifen alle uns möglichen Maßnahmen, die nach dem aktuellen Stand der Technik, sowie organisatorisch dazu geeignet sind, um Unbefugten keinen Zugriff auf die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu gewähren. Dazu führen wir separate Aufzeichnungen, um die Anforderungen an die Sicherheit der Datenverarbeitung zu dokumentieren.
Eine Übermittlung in Drittländer ist zum aktuellen Zeitpunkt nicht geplant.
Jeder Mitarbeiter soll seinem jeweiligen Vorgesetzten, der Geschäftsführung oder dem DSB unverzüglich Fälle von Verstößen gegen diese Datenschutzrichtlinie oder andere Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (Datenschutzvorfälle) melden. Die verantwortliche Führungskraft ist verpflichtet, den DSB umgehend über Datenschutzvorfälle zu unterrichten.
In Fällen von unrechtmäßiger Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte, unrechtmäßigem Zugriff durch Dritte auf personenbezogene Daten, oder bei Verlust personenbezogener Daten sind die im Unternehmen vorgesehenen Meldungen unverzüglich vorzunehmen, damit nach staatlichem Recht bestehende Meldepflichten von Datenschutzvorfällen erfüllt werden können.
Änderungen innerhalb der Datenschutz-Richtlinie
Wir behalten uns vor, die Datenschutz-Richtlinie bei Bedarf anzupassen, damit diese den aktuellen rechtlichen und technischen Anforderungen entspricht. Diese gelten dann bei einem erneuten Besuch. Auf eine Änderung weisen wir durch den Revisionsstand hin.
Revisions-Stand 06/2018